Comunicación
La comunicación se define como un proceso en el que intervienen un emisor y un receptor, en un ambiente determinado (físico o virtual) a través del cual se logra la transmisión e intercambio de ideas e información, comprensible entre las partes.
Como proceso se traduce en la emisión de actos físicos o virtuales como; sonidos, gestos, señas, uso de tecnología, etc, que tienen como objetivo la comprensión de un mensaje hacia un receptor, que podrá recibirlo o asimilarlo en función de encontrarse capacitado para hacerlo, este proceso se transforma en interactivo, al obtener una respuesta, cambiando así los roles entre receptores y emisores.
La comunicación se puede dividir en dos grandes grupos: verbal y no verbal.
1. Verbal: es en la que se utiliza el lenguaje oral o escrito.
1.1 Oral: se establece entre dos o más personas, tiene como medio de transmisión el aire y como código, un idioma.Cada vez que nos comunicamos, hacemos uso de un lenguaje, pero una forma muy particular de usar el lenguaje en la comunicación oral que corresponde al intercambio de información entre las personas sin hacer uso de la escritura, de signos, de gestos o señales, si no utilizando únicamente la voz para transmitir una información.
1.2 Escrita: a diferencia de la oral no tiene límite de espacio o tiempo. Puede recibirse mucho después o incluso nunca, pero perdura. La escritura aumenta el nivel de expresión y la complejidad de los textos.
2. No verbal: a través de luces, colores, formas, movimientos, miradas... Se utiliza habitualmente de manera conjunta con la verbal y regula el contenido del mensaje, ampliándolo o reduciéndolo. Según la cultura, pueden cambiar de significado, pero añaden incluso más contenido que la comunicación verbal en sí.
2.1 Lenguaje gestual y corporal: En todo momento, estamos enviando mensajes no verbales a los demás(gestos, miradas y otros...). Estos mensajes son esenciales para comunicarnos, porque son el complemento del lenguaje oral. Muchas personas lo utilizan para establecer unas pautas de actuación en cada momento.
2.2 Lenguaje visual: El lenguaje visual comprende señas o indicios simples. Gracias a señas, gestos y miradas, la gente puede transmitir un mensaje para ser entendido sin ponerse de acuerdo. La interpretación es dependientemente del contexto lingüístico. Los códigos más complejos sólo pueden aprenderse. Las señales de tráfico son un ejemplo de lenguaje visual en que se combinan forma, color y simbología.
Estrategias Comunicacionales
Según Santesmases (2001) una estrategia comunicacional son “los medios que utiliza la empresa para transmitir el mensaje a los consumidores”. (p.45). La elección de medios está guiada por criterios cuantitativos y criterios cualitativos. Entre los cuantitativos se debe analizar: el grado de cobertura, es decir la proporción de consumidores potenciales susceptibles de ser alcanzados después de varios anuncios. La posibilidad de repetición que presta el medio, la posibilidad de selectividad y el costo de cada uno de los medios a analizar. Es por ello, que la estrategia de comunicación es un medio u alternativa de operación elegidas durante la proyección para lograr las metas y los objetivos de la comunicación organizacional.
Por otra parte, Schiffman y Kanuk (2005) dicen que:
Al desarrollar su estrategia al respecto, el patrocinador debe establecer los objetivos de comunicaciones primarios. Éstos podrían consistir en la creación de conciencia sobre la existencia de un servicio, la promoción de las ventas de un producto, la motivación (o desmotivación) de ciertas prácticas, la atracción de clientes hacia tiendas minoristas, la reducción de la disonancia posterior a la compra, la creación de buena voluntad o una imagen favorable, o cualquier combinación de éstos y otros objetivos en materia de comunicaciones. (p.306).
Dentro de las estrategias comunicacionales se tiene: el público meta, estrategia de medios y estrategia del mensaje. El público meta según Schiffman y Kanuk (2005) es: “un componente esencial de la estrategia de comunicaciones consiste en elegir a la audiencia adecuada.” (p.307). Las organizaciones cuyas recepciones son muy diversas aciertan a veces que es útil desarrollar una estrategia de comunicación consistente en transmitir un mensaje general para todos sus públicos, a partir del cual derivan una serie de mensajes conexos, enfocados directamente en los intereses específicos de los distintos segmentos individuales.
Comunicación Formal
La comunicación formal se divide en escrita y oral. Tareas diarias se manejan a través de la comunicación oral, mientras que las cuestiones de mayor relevancia requieren la comunicación escrita.
- Mantenimiento de la Autoridad
La comunicación formal mantiene fuertes relaciones entre los jefes y sus subordinados, gracias a ello se mantienen la autoridad de los superiores. Sin embargo, es recomendable controlar a los subordinados y fijar su responsabilidad la cual es necesaria para llevar un control eficaz y exitoso.
- Clara y eficaz comunicación
En la comunicación formal, hay un contacto directo entre los jefes y los subordinados. Los superiores deben saber cuándo y en qué momento los subordinados necesitan información. De esta manera, esta comunicación es capaz de hacer que la información sea oportuna.
- Flujo ordenado de la información
Desventajas
- Sobrecarga de trabajo
- Se dedica mucho tiempo en la comunicación oficial, y por lo tanto algunas otras tareas importantes se dejan sin vigilancia.
- La distorsión de la información
Tipos de comunicación formal
(Katz y Kahn, 1978) La comunicación formal es de dos tipos:
1. Comunicación Vertical
La comunicación vertical es de los tipos siguientes:
La comunicación por la alta jerarquía con sus subordinados se llama comunicación descendente. Esta comunicación incluye órdenes, normas, información, políticas, instrucciones, etc. La principal ventaja de la comunicación descendente es que los subordinados reciben información oportuna útil que les ayuda en el rendimiento de las tareas.
- Comunicación ascendente
Esta comunicación se desprende de los subordinados a hacia los superiores. El objetivo es aportar sugerencias, reacciones, informes, quejas, etc. Este tipo de comunicación ayuda a los mandos altos en la toma de decisiones.
2. Comunicación Horizontal
La comunicación horizontal nace cuando dos individuos del mismo nivel realizan intercambio de información. Es utilizada por personas del mismo nivel jerárquico para resolver problemas de la organización, obteniendo un beneficio similar. Esta información incluye solicitudes, sugerencias, problemas mutuos e información relacionada con coordinación de grupo.
Comunicación Informal
La comunicación informal se refiere al intercambio de información de manera no oficial. Esta basada en las relaciones informales:
Amistad
Pertenencia a un mismo club
Mismos intereses
Está libre de todas las formalidades organizativas. El intercambio de mensajes informales generalmente se lleva a cabo en comidas, eventos sociales, fiestas, etc. En estas ocasiones, los superiores pueden reunir información de sus subordinados que sean difíciles de obtener a través de la comunicación formal. Estos mensajes incluyen comentarios, sugerencias, etc. En este caso la comunicación se realiza a través de la gesticulación, movimiento de la cabeza, sonriendo o bien permaneciendo en silencio. No existe un canal definido de comunicación.
1. Ventajas
- Comunicación rápida
En esta comunicación, los mensajes se mueven rápido y su efecto es igualmente grande en la gente.
La formación a través de las relaciones sociales
Esta comunicación nace de las relaciones sociales, está más allá de las restricciones de la organización. Ninguna relación de jefe-subordinado figura en la misma. Un jefe sociable puede recopilar mucha información a través de este canal.
- Solución fácil de los problemas difíciles
Hay muchos problemas que no se pueden resolver con la ayuda de la comunicación formal. Hay más libertad en la comunicación informal que ayuda a la solución de problemas difíciles.
- Satisfacción de las necesidades sociales de los empleados
Todo el mundo quiere buenas relaciones con los jefes en un lugar de su trabajo, estas relaciones dan satisfacción a los empleados y se sienten orgullosos de ello. Pero esto puede ser posible sólo con la ayuda de la comunicación informal.
2. Desventajas
- Camino Incierto
- Posibilidad de rumor y distorsión
- Comunicación no sistemática
- La información no es fiable
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